POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
通讯接口电路通常由RS232接口，PINPAD接口，IRDA接口和RS485等接口电路组成。RS232接口通常为POS程序下载口，PINPAD接口通常为主机和密码键盘的接口，IRDA接口通常为手机和座机的红外通讯接口。接口信号通常都是由一个发送信号、一个接收信号和电源信号组成。
MODEM板由中央处理模块、存储器模块、MODEM模块、电话线接口组成。首先，POS会先检测/RING和/PHONE信号，以确定电话线上的电压是否可以使用，交换机返回可以拔号音，POS拔号，发送灯闪动，开始拔号，由通讯协议确定交换机和POS之间的信号握手确认等，之后才开始POS的数据交换，信号通过MODEM电路收发信号；完成后挂断，结束该过程。
按通讯方式
1.固定POS机
优点是：1、软件升级和维护比较容易； 2、网络拨号方式，拨号速度快； 3、POS交易清算比较容易。
缺点是：需要连线操作，客人需要到收银台付账。
适用一体化改造的项目的商户。
2.无线POS机
优点是：1、无线操作，付款地点形式自由； 2、体积小。
缺点是：1、通讯信号不稳定；2、数据易丢失；3、成本高。
适用是到客人住所收款商户类型。
OS外设有：
客显，分两种LED和VFD——是给顾客看的，显示所收金额，找零金额。
票据打印机——打印收款小票的打印机。有针式打印机和热敏打印机两种，针式打印机价格较高，价格在300~500元，低于300元的打印机不要买了，故障率很高。
刷卡器——刷磁卡的设备，主要用于会员积分与店内会员储值。
扫描设备——扫描商品条码的设备，从样式上分扫描枪和激光平台，建议使用扫描枪，扫描发射器分为红外线与激光两种，红外线叫CCD。