纸质档案文文件在进行整理时要明确几种情况，下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:
正本与定稿作为一件;法律法规等重要文件的历次修改稿可合为一件;正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);具有保存价值的档案盒文件处理单应与正文作为一件;原件与复印件或手抄件,应作为一件;转发文件与被转发文件,应作为一件;报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在"归档文件目录"的备注栏中加以说明.
以"件"为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:
正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文本在前,少数民族文本在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;文件处理单放在文件前面.
文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度.
跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度.如:跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;法规性文件,归入公布的年度;跨年度的计划归开始年;跨年度的总结归后一年,等等.
几份文件作为一件时,"件"的日期
按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定"件"的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准;多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间.
无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件,需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类.
1、认真学习,贯彻和宣传《档案法》及其实施办法,掌握上级有关档案工作方针,政策,认真执行本校档案管理各项制度.
2、对本校的各种门类,各种载体的档案进行集中统一管理确保档案实体的齐全,完整和准确,系统.
3、对本校各处室形成的各种文件材料,案卷做到收集齐全,分类科学,组卷合理,保管科学和方便利用.
4、编制案卷目录,卡片,索引,资料汇编等检索工具.
5、按照上级规定,对到期的档案及时进行鉴定和处理工作.
6、认真做好档案资料的保管工作.档案室做到"七防".对老化,变质和损坏的档案及时采取补救措施.
7、严格遵守保密制度,不失密,不泄密.
8、严禁带无关人员进入档案室,离开档案室须关门窗.
9、档案工作人员调离岗位时,应将工作有关内容逐步移交,并开具移交清单一式二份,经接收人员认真清点,核对无误,双方共同签字移交后方可离岗.
10、档案室人员平时应注意学习有关档案业务知识,提高自身素质.
我公司拥有坚强的技术后盾，完善的质量管理体系，优质的售后服务，高素质的员工队伍，公司创建于1993年. 经过多年的努力.拥有的档案盒生产设备.多套专业生产流水线.拥有三座档案盒生产车间以档案内容所反应的重要问题作为分类方法，将全宗内档案分为若干类别的方式。这种分类方式能较好地坚持文件之间在内容方面的接洽，使性质雷同的文件比拟集中,避免或减少同类问题文件疏散的现象,并能比拟突出地反应一个立档单位重要工作运动的面孔，便于按专题查找和应用档案。但采取问题分类法应当稳重，不应轻易打乱组织机构而先按问题分类。一般是在不可能或不适于按组织机构分类，或者每个机构内文件相当多而要再分属类时才采取问题分类法。
依照问题分类首先要参照机关的职权范畴和基础的工作义务，依据文件的实际状态设类，不能依据一时的应用须要随便设类，也不容许设虚类。类目系统要力求简略明白，层次也不宜过多。类别概念与全宗、各类概念之间，必需遵守相应相称、分类尺度同一性、子项互不相容的原则。类别概念的外延也不能与全宗名称的外延等同，比如在某食粮局全宗内，不能设置食粮类。同一级各类之间不能彼此交*，如设人事类的同时，不能再设干部任免类。在一份或一组文件内容所属类别伸缩性较大，或文件涉及几个类目标情形下，应当按文件内容所反应的重要问题正确无误地归入相应问题的类别。为懂得决性、综合性文件的归类，通常应设综合类，或称总类。
档案防范虫霉的措施如下：
1、对档案制成资料和保管资料的请求
2、档案纸张资料应采取无酸纸。
3、馆藏档案在缩微、数字化进程中的虫霉预防。
4、对虫霉沾染源把持的请求
5、档案存放在一个干净的环境，保持档案合适的温湿度。
6、增强对档案的虫霉检讨。
7、档案在包装、寄存、运输进程中要严厉把持害虫、霉菌对档案的沾染侵蚀。
8、档案空库在档案入库前应进行杀虫处置。