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4．4．3信息交流

1、标准条款

“组织应建立并保持一套程序。用于有关其环境因素和环境管理体系的：

a）组织内各层次和职能间的内部信息交流；

b）外部相关方联络的接收，文件形成和答复。

组织应考虑对涉及重要环境因素的外部联络的处理，并记录其决定。”

2、理解要点

·组织应建立对内对外双向信息交流的程序；

·程序的功能是；

能在组织的各层次和职能间交流有关环境因素和环境管理体系的信息；

外部相关方信息的接收、成文、答复；

·特别注意涉及重要环境因素的外部信息的处理并记录其决定（例如，组织适用的法律和其他要求的变化信息，客户对组织所提供产品或服务的环境要求，废弃

物处理处置的相关信息、市场环境需求的变化等）。

3、审核要点

·内外部的信息交流渠道是否通畅；

·异常、紧急情况下的信息如何文流；

·有关重要环境因素的外部信息的接收、处理和答复是否完整。

4．4．4环境管理体系文件

1、标准条款

“组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息；

a）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；

b）查询相关文件的途径。”

2、理解要点

·环境管理体系文件可以是书面或电子形式；

·环境管理体系文件应充分描述环境管理体系核心要索及其相互作用；（这里所说的核心要索，基本标准所包含的17个要素，环境管理体系文件应表达清楚各要素的实施要求和实施程序以及各要素之间的相互关系）

·应给出查询相关文件的途径；

·本标准并未要求单独编写环境管理手册，也不主张采用复杂繁琐的文件系统。“相关文件”如表格、记录、报告、作业指导书、其他体系中的文件、环境因素清单、法规及要求的清单、环境影响报告书（环境影响报告表）及“三同时”报告、初识评审报告、排污许可证、组织结构图、地下管网布置图和现场平面图等。

3、审核要点

·环境管理体系文件是否覆盖了17个要素；

·环境管理体系文件是否符合17个要素的要求；

·环境管理体系文件各要素之间的逻辑关系是否明确；

·环境管理体系的一、二、三级文件是否便于查询；

·如果该文件采用电子版文件，则应确认其是否有效。